Lange Texte richtig gliedern und spannend schreiben

Seit einigen Jahren gebe ich regelmäßig Schreib-Seminare für Mitarbeiter eines Sozialverbandes, die beruflich viel mit Text zu tun haben – und diese Schreibaufgaben so gut wie nie an einen professionellen Texter auslagern können. Die Fragen der Teilnehmer sind dabei immer dieselben: Wie bleiben auch Fachtexte verständlich? Wie mache ich Lust aufs Lesen und bringe die Leser dazu, in meinem Sinne auf den Text zu reagieren? Und wie strukturiere ich längere Texte wie Berichte?

Um Letzteres in Zukunft einfacher beantworten zu können, habe ich hier einen Leitfaden für alle entwickelt, die oft lange Textformen schreiben müssen:

  1. Schritt: Material sichten und Hauptthesen identifizieren
  2. Schritt: Passende Textart finden
  3. Schritt: Inhaltliche Einheiten definieren
  4. Schritt: Einleitung entwickeln und Leselust wecken
  5. Schritt: Schluss entwickeln und Call-to-Action einbinden

Material sichten und Hauptthesen identifizieren

Wer einen langen Text schreiben muss, hat in der Regel auch jede Menge Material dafür vorliegen. Das gilt für Berichte im Geschäftsleben genauso wie für lange Stücke im Journalismus. Zahlen, Fakten, Zitate, Beobachtungen, Hintergrund- und Quellenmaterial, Szenen und Analysen, Erklärungen und Erläuterungen und dazu persönliche Kommentare – je nachdem, wie lange die Recherche dauerte, kann der Wust an Informationen schier unüberwindbar wirken.

Deshalb ist der erste Schritt – lange bevor Sie einen Buchstaben zu Papier bringen – das Sortieren.

Nehmen Sie sich die Zeit, jede Zeile und jede Zahl, jede Quelle und jede Notiz noch mal zu lesen (am besten am Stück, damit alle Informationen gleich präsent sind, wenn Sie anschließend ans Strukturieren gehen). In diesem Arbeitsschritt – oder auch bei einem zweiten Lesen – markieren Sie mit einem Textmarker die wirklich wichtigen Passagen in Ihrem Recherchematerial.

Kleiner persönlicher Tipp: Ich markiere nicht nur die wesentlichen Passagen, sondern versehe sie auch gleich mit einem Kürzel, um auf den ersten Blick zu erkennen, ob es sich um einen relevanten Fakt, etwas, das ich im Text später als Zitat verwenden oder eine Beobachtung handelt, die dem Beitrag als szenische Darstellung dienen könnte. Fakten bekommen dann ein Ausrufezeichen am Rand, „S“ steht für Szene und „Z“ steht für Zitat. Selbstredend können Sie auch Ihre eigenen Kürzel erfinden.

Anschließend formulieren Sie aus dem Material eine Hauptthese. In journalistischen Texten ist das der Nachrichtenkern oder „Küchenzuruf“. In langen Berichten ist es meist nicht ganz einfach, alles auf einen einzigen Satz zu reduzieren. Suchen Sie in diesem Fall nicht so sehr nach einer inhaltlichen Hauptthese, sondern eher nach dem übergeordneten Ziel des Textes. Hier hilft es, wenn Sie sich fragen, was genau Sie mit Ihrem Bericht erreichen wollen. Definieren Sie aber auch Ihre Zielgruppe. Wen wollen Sie erreichen und was sollen diese Leser nach der Lektüre tun?

Denken Sie dabei nicht zu konkret, in diesem Schritt geht es wirklich nur um die große, übergreifende These. Sie dient Ihnen später beim Schreiben als Richtschnur, indem Sie immer wieder prüfen können, ob das, was Sie gerade schreiben, wirklich Ihrem Ziel dient. So schweifen Sie weniger ab und verlieren den roten Faden nicht.

Passende Textart(en) finden

Sie können einen Bericht natürlich einfach herunterschreiben, indem Sie einen Fakt an den anderen reihen. Lesegenuss schaffen Sie so aber eher nicht. Vor allem bei Texten, die sich über viele Seiten strecken, ist die Gefahr riesig, dass Ihre Leser mittendrin aussteigen. Damit verschenken Sie Ihre Chance, den Leser zu einer Reaktion zu bewegen, die in Ihrem Sinne ist. Wenn Sie etwa mit einem Tätigkeits- oder Geschäftsbericht Unterstützer, Spender oder Kooperationspartner gewinnen wollen, dann sollte der Bericht nicht dröge, langweilig und langatmig sein, sondern neugierig machen und überzeugen.

Das gelingt durch einen guten Stil, aber auch durch Abwechslung in den Darstellungsformen. Gerade umfangreiche Berichte profitieren davon, wenn der reine Fakten-Text ergänzt wird durch Mini-Reportagen (etwa Szenen aus konkret umgesetzten Projekten) oder wirklich interessante Interviews mit Verantwortlichen oder Projektteilnehmern. Überlegen Sie sich zunächst, in welcher Textart Sie den Haupttext gestalten wollen und finden Sie dann passende Darstellungsformen für die „Sidekicks“.

Inhaltliche Einheiten definieren

Jetzt geht es an die Struktur des Textes: Fassen Sie die Bestandteile Ihres Recherchematerials zu Blöcken zusammen, bilden Sie also inhaltliche Einheiten. Aber Vorsicht: Seien Sie ehrlich zu sich und zwingen Sie sich zu streichen. Was nicht zur Hauptthese aus dem vorherigen Arbeitsschritt, also zum Ziel Ihres Textes passt, fliegt beziehungsweise schafft es gar nicht erst in den Text.

Jede dieser einzelnen, inhaltlichen Einheiten bekommt jetzt eine Überschrift, die ihren jeweiligen Nachrichtenkern zusammenfasst. Das kann auch eine Leitfrage sein, die Sie dann im dazugehörigen Text umfassend beantworten.

Tipp: Diesen Arbeitsschritt können Sie gut mit Karteikarten organisieren. Legen Sie für jeden inhaltlichen Block eine Karte an, schreiben Sie oben die Überschrift oder Leitfrage auf und fügen Sie darunter stichpunktartig alle Fakten, Szenen, Zitate und Quellen hinzu, die dazu gehören. Die Karteikarten können Sie dann auf dem Tisch oder Boden ausbreiten und verschieben, um die richtige Reihenfolge und damit die perfekte Gliederung für den Text zu finden.

Einleitung entwickeln und Leselust wecken

Erst jetzt beginnen Sie mit dem Schreiben. Wenn Sie so viel Zeit in die Vorbereitungen investieren, hat das nicht nur den Vorteil, dass Sie schneller und strukturierter schreiben können. Es wird Ihnen auch leichter fallen, an verschiedenen Tagen an Ihrem Text weiterzuarbeiten, wenn Sie nicht am Stück schreiben können.

Um Neugier zu wecken, Lust auf den langen Text zu machen und die Leser davon zu überzeugen, dass es sich lohnt, die Zeit für die aufwändige Lektüre zu investieren, kommt der Einleitung eine wichtige Rolle zu. Seien Sie ruhig kreativ und überlegen Sie sich eine lebendige Einleitung. Rufen Sie sich Ihre Hauptthese aus Schritt eins noch mal in Erinnerung, dann fällt Ihnen sicher etwas ein. Sind Sie eher ein Faktenmensch, können Sie auch erstmal mit dem Faktenteil des Textes beginnen und eine kreative Einleitung später ergänzen (oder vom Korrekturleser ergänzen lassen).

Die Einleitung ist übrigens nicht zu verwechseln mit der Zusammenfassung Ihres Textes. Auch die steht häufig am Anfang und gibt dem Leser in Kurzform einen Überblick über die Fakten. Sie ist aber sehr sachlich. Die Einleitung dagegen soll vor allem Lust machen und den Leser in den Text ziehen. Hier führen Sie Ihre Protagonisten ein und skizzieren die Hauptthesen Ihres Textes. Das können Sie tun, in dem Sie den Leser Szenen nacherleben lassen oder starke Zitate Ihrer Protagonisten benutzen.

Schluss entwickeln und Call-to-Action einbinden

Ähnlich wichtig wie die Einleitung ist der Schluss Ihres Textes. Sie können die Einleitung fortführen und einen Rahmen schaffen, indem Sie zum Beispiel die Eingangsszene noch mal aufgreifen oder die Protagonisten aus der Einleitung noch mal zu Wort kommen lassen.

Hier ist aber nun auch Platz für das, was online der „Call to action“-Button wäre – also der Knopf, den die Nutzer drücken sollen, um zum Beispiel eine Bestellung zu tätigen, Informationsmaterial anzufordern oder Sponsor zu werden.

Nehmen Sie Ihre These aus Arbeitsschritt eins noch mal hervor, die Ihr Ziel definierte: Zu welcher „Action“, also welcher Handlung möchten Sie Ihre Leser mit dem Text motivieren? Sollen Sie Ihre Projekte im nächsten Geschäftsjahr finanziell unterstützen? Für Sie werben? Oder möchten Sie sie als Teilnehmer oder Kooperationspartner gewinnen?

Stimmen Sie Ihren Schluss darauf ab, indem Sie zum einen ganz deutlich machen, warum der Leser so und nicht anders handeln sollte, was er also davon hat, in Ihrem Sinne zu reagieren. Und machen Sie es ihm zum Zweiten so einfach wie möglich, genauso zu handeln. Das bedeutet: Geben Sie Kontakt- oder Bankdaten an, hängen Sie ein Adressen- oder Ansprechpartnerregister an und listen Sie alle Websites auf, die der Leser brauchen kann. Vermeiden Sie auf jeden Fall, dass er Ihren Text erst zur Seite legen und an anderer Stelle nach Informationen oder einer Kontaktmöglichkeit suchen muss.